Você já participou de alguma reunião, da qual foi convidado e saiu dela desgastado, sem ter nada em mente? sua ideia e projeto ficou vago e você ficou frustrado?
É exatamente isso que esta breve matéria irá ajudar coordenar uma reunião frutífera e de resultados.
* O local e horário
* Quantidade de público
* Mesa e suas composições
* Número de autoridades
* Tome nota dos nomes dos oradores que usarão a palavra( mesmo senso amigo, evite apelidos)
* O que irá conduzir a reunião deverá ser pontual no horário, preferência 10 minutos antes.
* Lembre-se um recepcionista para conferir a lista dos presentes e autoridades para dar ciência ao cerimonialista, da presença ou ausência.
* Importante: Parece desnecessário, porém o cerimonialista deve comunicar os convidados onde estão posicionados os toaletes e bebedouros para evitar contratempos, e alguém chamar a atenção durante a reunião.
DOIS TIPOS DE REUNIÕES:
a) Reunião de preleção para apresentação de produtos, projetos, esclarecimentos etc.
Esta reunião deve ser presidida com tema, tópicos e dissertações e cada tópicos deve ser encerrado com perguntas a platéia, evitando assim dúvidas.
Exemplo de reunião com preletor expositor.
TEMA: Ação Social e Cidadania
Tópicos
a) Proposta e objetivos da ação social
b) Público alvo e bairro a ser desenvolvido a ação
c) Equipe que irá desenvolver a ação
d) Divisão de tarefas da equipe
e) Funções específicas de cada na ação
f) Base de gerenciamento da ação
Enfim a partir dessa premissa, temos a ideia de uma reunião com preleção, conduzida por alguém com domínio e inteirado do assunto, para por a ação em andamento depois de sanado todas as dúvidas e dar corpo a ideia.
b) Reunião executiva para apresentação de relatórios financeiros, projetos em execução, executados, iniciativa própria, conveniado, financiado enfim.
Essa reunião é composta assim:
a) O diretor e condutor da reunião
b) O apresentador dos relatórios
c) Os interessados nas apresentações.
Essa reunião deve possuir uma pauta do apresentante dos relatórios, o mesmo deverá conter em seu poder todo material, para apresentar e responder a comissão ou a composição dos interessados nos relatórios.
No transcorrer da reunião o condutor deve ter domínio da boa ordem da reunião, atendendo o modelo "pela ordem" quando o apresentador dos relatórios for interrogado todos devem estar calados para que a resposta seja elucidada ao que perguntou e se dar por satisfeito.
Deve-se evitar pelo diretor da reunião de forma firme, interferências nas respostas de forma inesperadas, questionamentos com tons grosseiros, com afetação da voz, levantar-se da cadeira, sair de forma subitamente, isso acontecendo o diretor deverá pedir um intervalo de 10 15 minutos para acalmar os ânimos, e assim retornar a normalidade.
Lembre-se, não permita os presentes desviar o foco do relatório com assuntos fora do contexto, trocar canil por fuzil ou papel por quartel, uma pergunta por vez, uma resposta por vez, fazendo assim todos terão uma reunião 100% proveitosa.
Exemplo:
* Diretor da reunião
* Apresentador dos relatórios
* Comissão interessada nos relatórios
* Blocos de anotações para aproveitamento
* Celular desligado ou modo silencioso
* Dirija ao diretor da reunião e ao apresentador do relatório de forma educada, da mesma maneira que você gostaria que dirigisse a você. Afinal ser cortêz e educado é uma virtude.
Como já falamos anteriormente, as perguntas e respostas devem ser feitas simultâneas, uma por vez pelos participantes da reunião, inteirando de cada assunto para que a equipe fique munida das informações e tenha progresso naquilo que lhe facultar nos relatórios.
Tenha uma ótima reunião!
c) Equipe que irá desenvolver a ação
d) Divisão de tarefas da equipe
e) Funções específicas de cada na ação
f) Base de gerenciamento da ação
Enfim a partir dessa premissa, temos a ideia de uma reunião com preleção, conduzida por alguém com domínio e inteirado do assunto, para por a ação em andamento depois de sanado todas as dúvidas e dar corpo a ideia.
b) Reunião executiva para apresentação de relatórios financeiros, projetos em execução, executados, iniciativa própria, conveniado, financiado enfim.
Essa reunião é composta assim:
a) O diretor e condutor da reunião
b) O apresentador dos relatórios
c) Os interessados nas apresentações.
Essa reunião deve possuir uma pauta do apresentante dos relatórios, o mesmo deverá conter em seu poder todo material, para apresentar e responder a comissão ou a composição dos interessados nos relatórios.
No transcorrer da reunião o condutor deve ter domínio da boa ordem da reunião, atendendo o modelo "pela ordem" quando o apresentador dos relatórios for interrogado todos devem estar calados para que a resposta seja elucidada ao que perguntou e se dar por satisfeito.
Deve-se evitar pelo diretor da reunião de forma firme, interferências nas respostas de forma inesperadas, questionamentos com tons grosseiros, com afetação da voz, levantar-se da cadeira, sair de forma subitamente, isso acontecendo o diretor deverá pedir um intervalo de 10 15 minutos para acalmar os ânimos, e assim retornar a normalidade.
Lembre-se, não permita os presentes desviar o foco do relatório com assuntos fora do contexto, trocar canil por fuzil ou papel por quartel, uma pergunta por vez, uma resposta por vez, fazendo assim todos terão uma reunião 100% proveitosa.
Exemplo:
* Diretor da reunião
* Apresentador dos relatórios
* Comissão interessada nos relatórios
* Blocos de anotações para aproveitamento
* Celular desligado ou modo silencioso
* Dirija ao diretor da reunião e ao apresentador do relatório de forma educada, da mesma maneira que você gostaria que dirigisse a você. Afinal ser cortêz e educado é uma virtude.
Como já falamos anteriormente, as perguntas e respostas devem ser feitas simultâneas, uma por vez pelos participantes da reunião, inteirando de cada assunto para que a equipe fique munida das informações e tenha progresso naquilo que lhe facultar nos relatórios.
Tenha uma ótima reunião!
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